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Agile Projektmanagement-Methoden.

Agile Projektmanagement-Methoden, wie zum Beispiel Scrum oder Kanban sind in vielen Unternehmen hoch im Kurs. Diese dienen einer kontinuierlichen Prozessoptimierung und versprechen effiziente Abläufe, motivierte Mitarbeiter sowie zufriedene Kunden. Wir schauen uns an, was genau agiles Projektmanagement ist und stellen drei Methoden vor.

Was ist agiles Projektmanagement?

Die Agile-Bewegung entstand 2001. Ihr Zweck bestand zunächst darin, Leitlinien und Werte zu liefern, die Softwareteams bei der Verbesserung von Prozessen und bei der Anpassung auf sich ändernde Kundenbedürfnisse helfen. Schwerfällige Sotwareentwicklungsprozesse sollten abgeschafft und Alternativen empfohlen werden.

Das Wort “agil” steht für Wendigkeit oder Beweglichkeit und beschreibt die Idee, ein Projekt Schritt für Schritt mit einem sich selbst organisierenden, interdisziplinären Team in Sprints (Zyklen) zu entwickeln. Ziel ist es, einen Auftrag durch Priorisierung schlank zu halten, Kundenwünsche schnell umzusetzen und auch in späten Projektphasen noch flexibel auf Veränderungen eingehen zu können.

Im klassischen Projektmanagement-Ansatz wird bereits vorab der Umfang der gesamten zu entwickelnden Lösung festgelegt. Oft stellt der Projektleiter im Laufe der Umsetzung fest, dass Budget und/oder Zeit nicht ausreichen oder dass das Team an den Bedürfnissen des Kunden vorbei gearbeitet hat. Das Resultat: Stress, Unzufriedenheit und mangelnde Wirtschaftlichkeit. Deswegen definiert der agile Ansatz zu Beginn Zeit und Budget als Konstanten. Dann wird gemeinsam mit dem Kunden besprochen, welche Anforderungen sich in diesem Rahmen umsetzen lassen. Das Projektteam verfügt über hohe Toleranzen bezüglich Qualität und Umfang, der Fokus liegt auf dem zu liefernden Werk und der Akzeptanz durch die Anwender. Teams können flexibler und schneller reagieren, was dabei hilft, sich auf unvorhergesehene Ereignisse und Veränderungen besser vorzubereiten und anzupassen.

Als Referenz für agiles Projektmanagement dient das 2001 veröffentlichte agile Manifest, das vier Kernaussagen umfasst:
– Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
– Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfangreiche Dokumentation.
– Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als die Vertragsverhandlungen.
– Auf Änderungen reagieren können ist wichtiger, als am ursprünglichen Plan festzuhalten.

Diese Kernaussagen werden in zwölf Prinzipien genauer ausgeführt:
– Zufriedenstellung des Kunden durch frühe und kontinuierliche Auslieferung von wertvoller Software.
– Agile Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden.
– Lieferung von funktionierender Software in regelmäßigen, bevorzugt kurzen Zeitspannen.
– Nahezu tägliche Zusammenarbeit von Fachexperten und Entwicklern während des Projektes.
– Bereitstellung des Umfeldes und der Unterstützung, welche von motivierten Individuen für die Aufgabenerfüllung benötigt wird.
– Informationsübertragung nach Möglichkeit im Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
– Als wichtigstes Fortschrittsmaß gilt die Funktionsfähigkeit der Software.
– Einhalten eines gleichmäßigen Arbeitstempos von Auftraggebern, Entwicklern und Benutzern für eine nachhaltige Entwicklung.
– Ständiges Augenmerk auf technische Exzellenz und gutes Design.
– Einfachheit ist essentiell (KISS-Prinzip).
– Selbstorganisation der Teams bei Planung und Umsetzung.
– Selbstreflexion der Teams über das eigene Verhalten zur Anpassung im Hinblick auf Effizienzsteigerung.

Diese Prinzipien machen deutlich, dass die Anfänge des agilen Projektmanagements geprägt waren von einer Ablehnung des traditionellen Projektmanagements mit intensiver Planung, Überwachung und Steuerung. Prozesse und Werkzeuge sind natürlich auch in der agilen Arbeitsweise nicht unwichtig; der Fokus liegt aber darauf, agiler, also spontaner, auf individuelle Herausforderungen reagieren zu können.

Typisch für das agile Projektmanagement ist ein iteratives, inkrementelles Vorgehen. Das Projekt wird dabei in zeitliche Etappen (Iterationen) unterteilt. Am Ende jeder Etappe steht ein funktionsfähiges Zwischenprodukt, das dem Auftraggeber zur Kontrolle vorgelegt wird. Auf Basis des Feedbacks wird am Projekt weitergearbeitet. Eine Anpassung an neue Anforderungen ist auch während der Projektlaufzeit möglich, da das Projekt zu Beginn nicht vollständig ausgeplant wird.

Scrum und Kanban sind inzwischen beliebte agile Methoden – auch in der Agenturwelt – denn dir helfen, IT-Aufträge schneller, sicherer und schließlich auch erfolgreicher abzuwickeln.

Scrum

Scrum ist einer der bekanntesten Methoden und ist allgemein beschreiben – dadurch eignet sie sich auch für Projekte außerhalb der Software-Entwicklung. In einem Scrum-Projekt gibt es definierte Rollen: Team, Scrum Master und Product Owner. Der Product Owner ist verantwortlich für den Erfolg des Projekts und den Return on Investment. Er verwaltet die Aufgaben, die für das Produkt benötigt werden. Die Aufgabe des Scrum Masters ist es, dafür zu sorgen, dass alle den Prozess verstehen und einhalten. Er ist der Leiter des Teams.

Anforderungen werden in einem Product Backlog festgehalten und dort ständig angepasst. Das Projekt wird in Releases und Sprints geplant, Zwischenergebnisse werden nach jedem Sprint geliefert. Ein Sprint bezeichnet dabei eine zuvor festgelegte Zeitspanne, die eingehalten werden muss. Während der Planungsphase greift sich das Team Aufgaben aus dem Product Backlog heraus, die es in der vorgegebenen Zeit realistischerweise umsetzen kann. Die Vorgehensweise wird dabei gemeinsam entschieden, die Arbeit von einem selbst organisierten Team erledigt. Das Team trifft sich zu Daily Scrums, Sprint Reviews und Sprint Retrospektiven. Im Daily Scrum wird das Team über Fortschritte oder Hindernisse informiert, im Sprint Review werden Fortschritte überprüft und gegebenenfalls modifiziert. Ziel ist es, Produkte mit dem höchstmöglichen Wert produktiv und kreativ auszuliefern.

Kanban

Kanban ist eine Methode, die einen kontinuierlichen Arbeitsfluss (Flow) sicherstellen soll. Dafür werden mithilfe eines Boards, das in Zeilen und Spalten aufgeteilt ist, alle Aufgaben und Abläufe visualisiert. Das Board dient als Informationszentrale, in dem alle Aufgaben platziert werden. Jede Spalte des Boards repräsentiert einen Arbeitsschritt, wodurch Projektbeteiligte jederzeit sehen können, welche Aufgabe sich in welchem Status befindet. So erhalten Projektleiter und Teams einen besseren Prozessüberblick, können sich schneller austauschen und effektiver zusammenarbeiten.

Es gibt ein Limit für die Menge parallel laufender Aufgaben, also eine Begrenzung der Arbeitsmenge, die in jeder Boardspalte vorhanden sein darf. Das heißt, in der Spalte “Entwicklung” dürfen zum Beispiel nur vier Tickets auf einmal liegen. Das Ziel ist, dass jeder Mitarbeiter nach Möglichkeit nur an einer Aufgabe arbeitet. So kann für eine fokussierte Arbeitsweise gesorgt werden. Das Team holt sich selbstständig neue Aufgaben auf das Kanban Board, sobald es genügend freie Ressourcen hat. Dem zugrunde liegt der Flow-Gedanke: Aufgaben sollen möglichst gleichmäßig, ohne lange Wartezeiten durch das Board fließen. Das Team kann sich darauf konzentrieren, Aufgaben abzuschließen und die Gesamteffizienz verbessern. Was den Flow behindert, wird betrachtet – so lassen sich Probleme im Prozess sichtbar machen und lösen. Kanban visualisiert also den aktuellen Prozess, ändert ihn aber nicht signifikant.

Kanban beruht auf sechs Praktiken:
– Die Arbeit visualisieren
– Laufende Arbeit begrenzen
– Workflow-Management
– Prozessrichtlinien ausformulieren
– Feedbackschleifen einführen
– Gemeinsam verbessern

Die Methode kann im Prinzip von jedem Team genutzt werden, von IT bis zum Marketing, da aktuelle Prozesse und Rollen respektiert werden.

Scrumban

Nachdem Kanban immer beliebter wurde, wurde die Möglichkeit erkannt, eine Methode zu entwickeln, mit der Scrum-Teams einfach vorankommen und sich auf stetige Verbesserung und Weiterentwicklung konzentrieren können – Scrumban. Die Methode orientiert sich an der Philosophie und den Praktiken von Kanban und setzt diese auf Scrum auf – so soll das beste aus beiden Seiten zusammengebracht werden. Die Methode ist dabei nicht fest definiert, Teams können individuell die nützlichsten Aspekte von Scrum und Kanban übernehmen und frei kombinieren.

Bei Scrumban wird die Arbeit visualisiert, ein Board ist bei dieser Methode Pflicht. Außerdem wird auch hier die laufende Arbeit begrenzt: Es gibt ein Limit für parallel laufende Aufgaben pro Spalte. So können sich Teams auf das Abschließen von Aufgaben orientieren. Aufgaben gelangen auf natürliche Weise in den Workflow und müssen nicht angestoßen werden.

Bei der Arbeit werden Prioritäten gesetzt: Die Aufgaben in einer Spalte werden nach Priorität sortiert, sodass das Team weiß, welche Aufgaben von besonderer Bedeutung sind. Es gibt keine feste Sprintplanung, sondern eher eine Bedarfsplanung: Das Team zieht Aufgaben aus dem Backlog, bis es leer ist – dann werden weitere Aufgaben geplant.

Im Prinzip handelt es sich bei Scrumban um eine Erweiterung von Scrum mit den Grundsätzen und Praktiken von Kanban. Vorteil davon ist, dass Teams ihren Output steigern und Verschwendung reduzieren; dabei bleiben Transparenz und Produktivität erhalten.

Fazit

Scrum hat sich gut in der Softwareentwicklung etabliert, aber auch Kanban, Scrumban und Hybridmodelle gewannen an Beliebtheit, wodurch sich agile Methoden auch in anderen Branchen verbreiten konnten. Kanban, Scrum und Scrumban sind dabei die Top drei, die sich auch in anderen Branchen wie Produktentwicklung, Architektur, Marketing, Finanzdienstleistungen und anderen etabliert haben.

Während sich Kanban auf stetige Verbesserung konzentriert und hilft, Schwachstellen des Workflows aufzudecken, folgt Scrum einem iterativ-inkrementellen Ansatz zur Optimierung und Vorhersagbarkeit und Risikokontrolle. Scrumban kombiniert das Beste aus beiden Welten, indem es Kanban-Praktiken in Scrum übernimmt und es Scrum-Teams erleichtert, sich auf stetige Verbesserung zu konzentrieren.

Quellen

https://t3n.de/magazin/praxisbericht-scrum-kanban-scrumbuts-agiles-232822/
https://kanbanize.com/de/agile-de/projektmanagement/methoden
https://www.projektmagazin.de/glossarterm/agiles-projektmanagement
https://magazin.weka-elearning.de/agiles-projektmanagement
https://t3n.de/news/hybrides-projektmanagement-scrum-kanban-allegra-1326577/
http://projektmanagement-definitionen.de/glossar/agiles-projektmanagement/
https://www.microtool.de/wissen-online/was-ist-agiles-projektmanagement/