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Digitale Architekten allein zu Haus: Wie wir im Home Office arbeiten.

Wie sicherlich der Großteil von euch, arbeiten auch wir seit einigen Wochen aus dem Home Office. Wie lang genau, ist schwer zu sagen, denn so langsam verliert man das Gefühl über Raum und Zeit. 😉

Für unser Team war die Umstellung jedoch nicht allzu groß: Wir haben schon seit vielen Jahren die Möglichkeit, auch außerhalb des Büros zu arbeiten. Zudem sitzt ein Teil unserer Crew in Berlin und Tirol und wir arbeiten oft mit Externen zusammen – wir waren also bereits vor Corona mit der entsprechenden Infrastruktur ausgestattet.
In diesem Beitrag möchten wir euch vorstellen, wie wir arbeiten.

Interne Kommunikation

Um innerhalb des Teams zu kommunizieren, nutzen wir Skype. Dort haben wir unterschiedliche Gruppen zu unseren jeweiligen Projekten und können Themen auf kurzem Wege diskutieren. Interne Termine werden ebenfalls über Skype-Gruppenanrufe durchgeführt. Skype ist kostenlos und bietet die wichtigsten Funktionen: Text-Chat, (Video-)Telefonie, Bildschirmübertragung und Versand von Dateien. Nicht zu vergessen die GIFs, die Standpunkte gut untermauern können. 🙂 Zudem können auch Externe einfach zu Unterhaltungen hinzugefügt werden – alles, was sie brauchen, ist ein Skype-Account.

Projektmanagement

Unsere Projekte planen wir mit Asana. Asana bietet umfangreiche Funktionen. Projekte können unterschiedlich abgebildet werden, sei es in Listen, Boards oder als Zeitstrahl. Der jeweilige Projektmanager legt den Aufbau und die Phasen seines Projekts fest. Einzelne Aufgaben werden den Verantwortlichen zugewiesen und mit einer Deadline bzw. einem Zeitraum versehen. In den einzelnen Aufgaben-Tickets können Fragen und Themen über Kommentare diskutiert werden.

Für E-Mails, Kalendereinträge & als Ablage nutzen wir die G Suite. Die Funktionen können einfach mit Apple Mail und iCal verwendet werden, so kann jeder die Tools nach seinen eigenen Wünschen nutzen. Auch auf dem Smartphone lassen sich Mails und Kalender entsprechend einfach einrichten.

Um Angebote und Rechnungen zu schreiben, nutzen wir Harvest. Hier dokumentieren wir zudem unsere Zeiten, die wir auf den Projekten arbeiten und die jeweiligen Ausgaben. Auf dieser Basis können einfach Reportings exportiert werden.

Video-Conferencing

Seit kurzem sind wir auch auf den Zoom-Zug aufgesprungen, um Termine mit Kunden oder Webinare durchzuführen. Im Rahmen der G Suite hatten wir vorher auf Google Meet gesetzt, hier gab es hier und da jedoch immer wieder Probleme, beispielsweise mit dem Ton. Mit Zoom funktioniert bisher alles einwandfrei. Einfach auf einen Link klicken und loslegen.

Wie wir uns organisieren

Unsere Woche beginnen mit unserem Montags-Meeting: Wir besprechen in einem Skype-Call die wichtigsten Aufgaben und deren Verteilung für die anstehende Woche, die Projektmanager geben Einblick in den aktuellen Stand ihrer Projekte, anstehende Termine werden besprochen. Sollte ein Thema größeren Diskussionsbedarf benötigen, werden Follow-up-Termine vereinbart.

Unsere größeren Projekte werden in Sprints unterteilt, die Dauer der Sprints ist variabel, jedoch nicht länger als ein Monat. Die Aufgaben werden zu Beginn definiert und sind bis zum Ende des Sprints zu erledigen.

Soziales lässt sich jedoch nicht gänzlich digital abbilden

Unsere Infrastruktur hat uns die Umstellung also einfach gemacht, dem ein oder anderen fehlen hier und da jedoch die sozialen Kontakte. Mit dem 16:00 Uhr-Bier kann man noch digital via Skype anstoßen, beim Kicker oder Mittagessen beim Italiener wird es dann schon schwieriger. Wir freuen uns also darauf, wenn wir uns hoffentlich bald alle auch “real” wiedersehen können.