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Vom klassischen Büro zu virtuellen Teams?.

Zum Start der Corona-Krise mussten viele Teams in das Home Office umziehen. Es hat sich gezeigt – für einige eine Überraschung – die virtuelle Zusammenarbeit kann funktionieren. Einige Firmen nutzen die durch Corona gelernte Virtualität zur Verkleinerung ihrer Büros. So haben sich inzwischen auch einige Theorien entwickelt, die behaupten, dass das klassische Büro aussterben wird. Gleichzeitig gibt es viele Ideen, wie sich das Büro entwickeln wird. Deshalb möchten wir uns dieses Thema in diesem Beitrag näher anschauen.

Sicher ist wohl: Den klassischen Arbeitsplatz wird es größtenteils weiterhin geben. Dafür werden neue Arbeitsplatzformen dazukommen. So wird sich der Trend zum räumlich flexiblen, virtuellen Arbeiten für geeignete Büro-Tätigkeiten nicht zurückdrehen lassen. Beschäftigte aller Altersgruppen mussten Umgang mit neuen Technologien erlernen. Einer Bitkom-Studie vom März zufolge sollen knapp die Hälfte der befragten Arbeitnehmer nun ganz oder teilweise von zu Hause arbeiten.

Vor allem für kreative Tätigkeiten erscheint persönliches Zusammensein weiterhin erforderlich. Der Bedarf an geschäftlicher Bürofläche könnte aber abnehmen, wenn Teams zukünftig ein Ökosystem an Arbeitsplätzen offensteht, das sowohl das klassische Büro, das Homeoffice als auch weitere externe Arbeitsorte umfasst. Dafür wird sich die Gestaltung des Büros ändern. Die Grundidee des modernen Arbeitslebens ist die unkomplizierte Kollaboration und lockere Begegnung, auch von Kollegen verschiedener Abteilungen.

Grundlegendes Merkmal moderner Bürolandschaften ist eine offene Fläche mit flexiblen Raumwandsystemen zur Abtrennung von Arbeitsbereichen. So kann das Büro unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden und je nach Aktivitäten arrangiert werden: vom Einzelarbeitsplatz im „Team Space“ für Routine-Tätigkeiten über „Projektinseln“ für Teamarbeit bis hin zum „Thinktank“ für hoch konzentriertes Arbeiten. Offenheit der Fläche und stetiger Wechsel zwischen Arbeitsplätzen sorgen für mehr räumliche Nähe und persönliche Kommunikation. Auch informelle Orte, wie etwa Lounges, werde an Bedeutung gewinnen. Dadurch wird der Kontakt unter Teammitgliedern aus unterschiedlichen Einheiten gefördert, was Silos aufbricht und wodurch das kreativ-produktive Geschehen stimuliert wird. Der Raum der Arbeit sollte als umfassender Wertschöpfungsfaktor verstanden werden und so gestaltet werden, dass sowohl betriebliche Effizienz als auch Innovationskraft und Engagement der Beschäftigten gesteigert werden. Austausch ohne physische Treffen wird langfristig nicht funktionieren, weswegen es wichtig ist, einen entsprechenden Ort der Zusammenkunft zu haben. Verträge sind zum Beispiel schwer über Videokonferenzen zu verhandeln. Es braucht entsprechende Räume, die eine behagliche Atmosphäre schaffen und die helfen, Bindungen zu etablieren.

Das Angebot einer Vielzahl an Arbeitsmöglichkeiten kann auch die Gesundheit und das Wohlbefinden im Büro unterstützen – ein Trend, der nach der Pandemie sicher weiterhin immer wichtiger wird. Das geht über die Nutzung ergonomisch geformten Mobiliars, höhenverstellbarer Tische oder die Umsetzung neuer Hygiene-Standards weit hinaus. Um passende Arbeitsszenarien zu entwickeln, ist für jeden Bereich zu untersuchen, wie die Bürogestaltung die Arbeitsprozesse optimal unterstützen kann. Standardisierte Abläufe etwa im Call Center oder in der Buchhaltung stellen andere Anforderungen an die Bürogestaltung als wissensintensive Beratungs- und Entwicklungstätigkeiten.

Damit die Beschäftigten ihren Arbeitsort tatsächlich frei wählen können, müssen aber auch entsprechende technologische Voraussetzungen geschaffen werden. Dazu gehören das papierlose Büro und eine IT-Infrastruktur, die ortsunabhängige Arbeit mit einem beliebigen Endgerät ermöglicht. Wer zu Hause arbeitet, stellt dem Arbeitgeber Ressourcen zur Verfügung: Beheizte Räume mit gratis Internet- und Stromversorgung. “Nach etlichen Wochen auf ergonomisch fragwürdigen Sitzgeräten kommen etliche Arbeitnehmer auf die Idee, dass der Arbeitgeber jetzt eine gewisse Bringschuld hat: Zumindest ein guter Bürostuhl und vernünftige Technik über einen Laptop hinaus sollten drin sein.”, schreibt Spiegel Online. Natürlich kann auch jedes Unternehmen Interesse daran haben, die Heimbüros ihrer Mitarbeiter mit einem Upgrade zu versehen. So schreibt Spiegel Online weiter: “Es könne [… ]in Zukunft zum Employer Branding gehören, je nach Hierarchiestufe eine entsprechende Ausstattung für das Homeoffice anzubieten – ein Package, das der Arbeitnehmer sich selbst zusammenstellen kann und das seinen Arbeitgeber bei Videocalls angemessen repräsentiert. Auch die Bindung ans Unternehmen kann so steigen.”

Um das Potenzial neuer Arbeitswelten voll auszuschöpfen, müssen sich schließlich auch Führung und Zusammenarbeit verändern. Studien belegen, dass diejenigen Mitarbeiter am engagiertesten sind, die kontrollieren können, wie und wo sie arbeiten. Gerade die aktuell im Home Office vielerorts geübte Selbstorganisation mit Ergebnisorientierung und Vertrauensvorschuss sollte daher institutionalisiert werden. Ergänzend zu den sich entwickelnden Arbeitsplätzen im Büro und dem Home Office sollte hierbei auch das mobile Arbeiten in Coworking-Spaces als weitere Komponente einer zukunftsweisenden Arbeitswelt betrachtet werden. Coworking Spaces haben sich bisher vor allem in den Zentren von Großstädten etabliert – es wird erwartet. dass diese mittelfristig auch an ländlichen Knotenpunkten in der Nähe von Schulen, Kinderbetreuungsstätten und Einkaufscentern öffnen werden.

Indem durch flexible Modelle mit Home Office und Coworking Spaces zumindest an einigen Tagen die oftmals lange Fahrzeit zum klassischen Arbeitsplatz im Büro entfällt, gewinnen Beschäftigte an Lebensqualität und stärken die Ökobilanz. Es spricht aktuell einiges dafür, dass sich entsprechend räumlich flexible Arbeitskonzepte durchsetzen. Damit einher gehen dann neue Architekturkonzepte. Büros werden also nicht abgeschafft, aber sie werden sich verändern. Wie genau, das hängt natürlich auch von den einzelnen Unternehmen ab. Aber auch von den Teammitgliedern – je nachdem ob sie das Remote-Angebot in Anspruch nehmen. Die Chance, die Arbeitswelt der Zukunft aktiv mitzugestalten, war nie größer.

Quellen

https://www.business-punk.com/2020/06/tschau-office-werden-bueros-nach-corona-aussterben/
https://www.gruenderszene.de/business/desk-sharing-buero-nach-corona?interstitial
https://www.cio.de/a/radikales-umdenken-bei-arbeitsplatzgestaltung,3632689
https://www.spiegel.de/karriere/arbeitswelt-nach-corona-das-ende-des-grossraums-a-632cdd19-0d21-46a5-8106-a1f677453c5a