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Wie du den Prozess der digitalen Transformation erleichtern kannst.

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1. Überwinde innere Schranken

Die Welt verändert sich ständig und stellt uns so vor neue Herausforderungen. Heutzutage geschieht dies schneller als jemals zuvor – was gerade noch aktuell ist, ist morgen vielleicht schon nicht mehr wichtig und wird vom nächsten Trend abgelöst. Besonders in der Geschäftswelt heißt es am Ball bleiben, um weiterhin konkurrenzfähig und erfolgreich zu sein. Dabei kommt es jedoch nicht nur darauf an, neue Trends rechtzeitig zu erkennen, sondern auch Relevantes von Irrelevantem unterscheiden zu können. Und just in diesem Punkt scheinen leider viel zu viele Entscheidungsträger Probleme zu haben. Sie sehen laut einer Studie den digitalen Wandel nämlich lediglich als Medienhype, als kurzweiliges Phänomen, dessen Verschwinden wohl nur eine Frage der Zeit ist. Ein fataler Denkfehler.

Der digitale Wandel hat sowohl Alltagsleben als auch Geschäftswelt nachhaltig verändert. Diese grundlegende Veränderung als momentanen Hype abzutun, kann das Ende eines Unternehmens bedeuten. Möchte ein Unternehmen auch in Zukunft bestehen, muss es einen Digitalisierungsprozess durchlaufen. Und damit dieser starten kann, muss es zuerst einmal in den Köpfen „klick“ machen – und zwar in jenen der Mitarbeiter, ebenso wie in jenen der Entscheidungsträger. Der erste Schritt einer erfolgreichen digitalen Transformation ist daher deren Akzeptanz, das Anerkennen ihrer Wichtigkeit sowie der darauf basierende Wille, als Unternehmen ein Teil der digitalen Zukunft werden zu wollen.

2. Mach die digitale Transformation zur Chefsache

Der digitale Wandel beginnt in der Führungsetage und in Form einer ganzheitlichen Unternehmensstrategie, die nicht nur die IT-Abteilung, sondern auch alle anderen Bereiche eines Unternehmens betrifft. Was sich wie eine grundlegende Umwälzung in der kompletten Unternehmensstruktur liest, ist dies auch tatsächlich. Umso wichtiger ist es, dass die Führungsetage den digitalen Wandel anerkennt, initiiert und vorantreibt. Die Voraussetzungen hierfür sind Aufgeschlossenheit gegenüber Veränderungen, Innovationsgeist und der Wille, Altes durch Neues zu ersetzen – auch wenn sich das Alte über die Jahre hinweg bewährt hat. Darüber hinaus kommt es auch auf ein Vertrauen in die Mitarbeiter an, etwa wenn diese dank mobiler Technologien nicht mehr physisch im Unternehmen anwesend sein müssen, um für dieses zu arbeiten. Damit dies alles gelingen kann, müssen Führungskräfte und Manager eines Unternehmens voll und ganz zum digitalen Wandel stehen und diesen mit all ihren Mitteln vorantreiben

3. Finde einen roten Faden beim digitalen Wandel

Man kann es gar nicht oft genug betonen: Der digitale Wandel betrifft längst nicht nur die IT-Abteilung eines Unternehmens, sondern dieses als Ganzes. Um den digitalen Wandel eines Unternehmens erfolgreich zu realisieren, können die einzelnen Abteilungen daher nicht getrennt agieren, sondern müssen unbedingt aufeinander abgestimmt zusammenarbeiten. Und gerade hier lauern besonders viele Risiken, die den kompletten Digitalisierungsprozess gefährden können. Ein roter Faden, der dem Vorgehen Struktur und System verleiht, hilft, diese Risiken zu minimieren und sorgt gleichzeitig dafür, dass der Wandel erfolgreich verläuft. Die Erstellung eines umfassenden Digitalisierungskonzeptes, das perfekt auf die individuelle Situation des jeweiligen Unternehmens, seinen Sektor, sein Angebot sowie den Anforderungen seiner Kundschaft zugeschnitten ist, ist daher unumgänglich. Digitaler Markencode – so nennen wir ein solches Modell. Es muss zwangsläufig auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sein, damit der Digitalisierungsprozess den optimalen Erfolg bringt.

4. Vertraue auf Experten

Digitaler Markencode – das ist das Stichwort und zugleich die Basis eines erfolgreichen digitalen Wandels. Vergiss nicht: Mit dem Digitalisierungsprozess positionierst du dein Unternehmen komplett neu. Das heißt nicht nur, dass du Neues akzeptierst und anwendest, sondern auch, dass du dich von Altem – auch wenn es sich bislang überaus bewährt hat – verabschieden musst. Dies geschieht im Rahmen der Entwicklung einer digitalen Strategie. Und diese sollte von der Führungsetage initiiert sowie von – externen – Experten realisiert werden. Die Umsetzung gehört keinesfalls in die Hände der Abteilungsleiter, denn sie ist aufgrund ihrer enormen Wichtigkeit zur Chefsache zu erklären. Führungskräfte sollten dabei unbedingt auf die Fachkenntnisse sowie das Know-how externer – auch branchenfremder! – Spezialisten setzen, denn diese bringen nicht nur das nötige Wissen, sondern auch einen unbefangenen Blick auf herrschende Strukturen mit. So erhält der Digitalisierungsprozess wertvolle frische Impulse und das Unternehmen kann gleichzeitig von Experten, die derlei Prozesse bereits erfolgreich begleitet haben, profitieren.

5. Think big

Ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess ist ein alle Bereiche des Unternehmens umfassender Wandel. Das heißt konkret: Mit der Installation eines Webshops, der Erstellung einer mobilen Website oder der Integration mobiler Endgeräte alleine ist es längst noch nicht getan. Denk daher allumfassend und entwickle eine komplette Transformationsstrategie für dein Unternehmen. Aber Vorsicht: Auch wenn du im großen Stil planen solltest, achte darauf, schrittweise vorzugehen und den Digitalisierungsprozess piece-by-piece umzusetzen. Partitioniere die Gesamtstrategie in kleine Einzelvorhaben, die du parallel und überschaubar umsetzt. So arbeitest du kontrollierbar und ohne die Übersicht zu verlieren an der Realisierung des großen Ganzen, das letztendlich das Gesamtziel darstellt. Und dank dieser Strategie kannst du auch, bevor der gesamte Digitalisierungsprozess umgesetzt wurde, mit den einzelnen Maßnahmen kleine, aber deutlich spürbare Fortschritte erzielen. Dies sollte auch bei deren Planung stets eine wichtige Zielsetzung sein.

6. Koordiniere alle Digitalisierungsprozesse

Ebenso wichtig wie der rote Faden, der sich durch die Digitalisierungsprozesse zieht, ist auch deren Koordination. Diese wird Untersuchungen nach leider von vielen Unternehmen vernachlässigt – es fehlt an Abstimmung der einzelnen Abteilungen und Projekte werden ohne Absprache mit anderen Unternehmensbereichen realisiert. Kein Wunder also, dass der Digitalisierungsprozess auf diese Weise nur ineffizient voranschreitet. Dabei müssen alle Abteilungen eines Unternehmens einer Gesamtstrategie folgend und in ihren Aufgaben aufeinander abgestimmt in ihren Bereichen ihren Teil zur Umsetzung des Masterplans beitragen. Dies kann auf gar keinen Fall isoliert voneinander gelingen, sondern erfordert die geschickte und strategische Abstimmung aller Maßnahmen und Handlungen. Integrierte Strukturen und Prozesse sind der Schlüssel zu einem nachhaltigen Erfolg aller Bestrebungen sowie einer erfolgreichen Transformation Ihres Unternehmens in die digitale Zukunft.

7. Setze Prioritäten

Der Digitalisierungsprozess kann unzählige Einzelschritte umfassen. Dabei sollten einige von ihnen einen wesentlich höheren Stellenwert genießen als andere – und zwar jene, die ausschlaggebend für die Kundenzufriedenheit sind. In der Regel handelt es sich hierbei um die Top-30-End-to-End-Prozesse eines Unternehmens. Welche diese genau sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und muss individuell festgestellt werden. Zu den grundlegenden Aufgaben bei der Erstellung eines Digitalisierungsplans zählt daher das Eruieren dieser unternehmensspezifischen Prozesse. Konnten diese festgestellt werden, sollte ihnen die höchste Priorität zugesprochen werden.

8. Stelle finanzielle und personelle Ressourcen bereit

Es steht vollkommen außer Frage, dass die Digitalisierung von Unternehmensprozessen Zeit und vor allem auch Geld kostet. Steht die Strategie für den digitalen Wandel erst einmal, ist vor allem die IT-Abteilung eines Unternehmens gefragt. Diese muss dann nämlich die neuen digitalen Geschäftsmodelle gestalten und auch umsetzen. Dafür muss sowohl ausreichend Zeit als auch Personal bereitstehen. Hier sollte ein Unternehmen keinesfalls mit Ressourcen geizen, sondern der IT-Abteilung nach besten Möglichkeiten den Weg freimachen. Als besonders effizient hat sich auch das Outsourcen weniger wichtiger IT-Dienstleistungen erwiesen. Dieses schafft der IT-Abteilung sowie auch den IT-Systemen wertvolle Freiräume und ist für das Unternehmen finanziell meist rentabler als ein internes Aufstocken der IT-Abteilung.

9. Treibe die Automatisierung von Prozessen voran

Sei es das Bearbeiten von Beschwerden, oder das Beantworten von Anfragen: Jeder manuell zu erledigende Prozess kostet Personal, Zeit und Geld. Das muss jedoch nicht sein, denn zahlreiche Prozesse, die oft noch manuell erledigt werden, lassen sich problemlos automatisieren. Eine solche Automatisierung sorgt dafür, dass Mitarbeiter nicht mehr mühsam und zeitaufwendig nach Informationen suchen müssen, und helfen so, effektiv Geld zu sparen. Darüber hinaus können sich die Mitarbeiter nun wichtigeren Aufgaben widmen.

10. Stelle Kundenwünsche in den Vordergrund

Letztendlich sollten alle Digitalisierungsmaßnahmen ein Ziel haben: Die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Dies solltest du bei der Planung aller Prozesse und Strategien niemals vergessen. Auch wenn durch den digitalen Wandel zahlreiche unternehmensinterne Prozesse optimiert werden können – und dies in vielen Fällen auch durchaus erwünscht ist – darf das reine Optimierungs- und Rationalisierungsbestreben niemals das ausschlaggebende Handlungsmotiv sein. Vor jeder Änderung müssen sich die Verantwortlichen daher die Frage stellen: Wie wird das geplante Vorhaben vom Kunden wahrgenommen? Was aus firmeninternem Blickwinkel oft erstrebenswert und positiv aussieht, kann beim Kunden ganz anders ankommen. Kurz: Nicht alles, was dem Unternehmen einen Vorteil bringt, bringt diesen auch für die Kunden. Hier gilt es, den goldenen Mittelweg zwischen Prozessoptimierung und Erfüllung von Kundenwünschen zu finden. Damit dies gelingen kann, sollten alle geplanten Änderungen stets auch aus Kundensicht betrachtet werden.

11. Motiviere deine Mitarbeiter

Die Nutzung mobiler Endgeräte sowie sozialer Medien gehört für die meisten Menschen heute zum Alltag. Obwohl deren Einsatz im Job von den Mitarbeitern in aller Regel begrüßt wird, solltest du diese dennoch gründlich auf den digitalen Wandel vorbereiten. Das umfasst nicht nur das Schmackhaftmachen der neuen Prozesse, sondern auch eine umfassende Schulung der Mitarbeiter. In dieser muss den Mitarbeitern sowohl vermittelt werden, wie sie neue Technologien nutzen können als auch, warum sie dies plötzlich tun sollen. Wenn Mitarbeiter neue Technologien anwenden, muss ihnen klar sein, welche Vorteile dem Unternehmen, den Kunden sowie auch ihnen selbst daraus erwachsen. Darüber hinaus muss ihnen in der Schulung vermittelt werden, inwiefern der digitale Wandel zur Erleichterung ihrer Arbeitsprozesse beiträgt. Auf diese Weise erhalten die Mitarbeiter den vollen Einblick in den Digitalisierungsprozess sowie ein umfassendes Verständnis für dessen Nutzen. Eine derartig transparent gestaltete Transformation gibt den Mitarbeitern zudem das Gefühl, über alle Veränderungen im Bild zu sein, was wiederum ihr Vertrauen in das Unternehmen sowie dessen Entscheidungen stärkt. Und so werden die Mitarbeiter nicht nur optimal auf den Einsatz der neuen Technologien vorbereitet, sondern erhalten auch ein grundlegendes Verständnis für deren Wichtigkeit.

12. Setze auf benutzerfreundliche Technologien

Egal, ob es um Mitarbeiter oder Kunden geht, du solltest unbedingt darauf achten, dass die neu eingesetzten Technologien benutzerfreundlich und möglichst einfach zu bedienen sind. Dies ist nämlich eine Grundvoraussetzung dafür, dass diese angenommen und dauerhaft akzeptiert werden. Sind die digitalen Technologien hingegen kompliziert zu bedienen, helfen oft auch die größten Bemühungen seitens des Managements nichts, und die Neuerungen werden leider oft überhaupt nicht positiv aufgenommen. Und akzeptieren weder Mitarbeiter noch Kunden die neuen Technologien, kann ein Kulturwandel kaum stattfinden. Dieser ist für eine gelungene digitale Transformation jedoch ebenso wichtig wie die Technologien selbst. Daher gilt: Mach sowohl Mitarbeitern als auch Kunden die neuen Möglichkeiten schmackhaft. Dies gelingt am besten, wenn diese die neuen Technologien von Beginn an positiv wahrnehmen, da sie ihnen das Leben erleichtern. Unternehmen profitieren vom digitalen Wandel durch Kostenersparnis sowie die Erschließung neuer Kommunikations- und Vertriebswege. Soziale Medien erlauben eine effektive digitale Markenführung und ein gezieltes Markenmanagement, das auf der Basis von Authentizität nachhaltiges Vertrauen beim Kunden schafft. Den Mitarbeitern werden wiederum zahlreiche Arbeitsprozesse erleichtert. Zudem haben sie die Gewissheit, in einem zukunftsträchtigen Unternehmen tätig zu sein. Kunden können maßgeschneiderte Serviceleistungen sowie bessere Produkte geboten werden. Sie haben nun die Möglichkeit, via Social Media direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten und werden außerdem zeitnah über Änderungen informiert. Diese Vorteile müssen allen Beteiligten klar und deutlich vermittelt werden.

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